智慧档案室建设
助力智慧运营管理
河南省肿瘤医院 王文龙

   大数据技术、人工智能技术日新月异，推动社会向智慧化、物联化、互联化发展。健康中国建设、常态化疫情防控、新医改向纵深推进，深刻影响着医院的发展和改革；智慧医疗、智慧医院正在颠覆着我们的认知；智慧化运营、现代化管理为各级各类医院高质量发展注入了新动力。随着医院建设、发展和改革步伐的不断加快，多种形式的档案应运而生。我们把这些有价值的档案管理起来、利用起来，对于探索医院管理规律、开展政策研究、提供决策支撑、进行文化建设等方面具有不可估量的作用。

   医院在设置病案室、人事档案室、财务档案室之外，都设置有综合档案室，用于储存文书档案、科技档案、招标材料、声像资料、历史实物，涉及党务、行政、纪检、招标、基建、后勤、科研、教学、文化等工作内容。
    部分医院开展了综合档案数字化工作，有些已被认证为数字档案室，只是对纸质档案进行图像扫描，内容仍要人工阅读、检索、分析、挖掘。基于这种现实、历史、科技背景，医院综合档案室需要加快完成数字化、信息化进程，全面开展智慧档案室建设，助力医院智慧化运营、现代化管理，发挥档案真实、全面、独具价值的作用。

目标：建设三个平台

   智慧档案室是继传统档案室、数字档案室之后的第三代档案室，是档案室的3.0版。智慧档案室不仅在于档案实体的自动跟踪、保管环境的自动控制，核心要义是档案内容的智慧性摄取、智慧化管理，关键步骤是把档案实体或档案数字化图像的内容全文输入电脑，全部实行数据化，让档案内容变成可被电脑全文检索、任意组合、全部关联、重新生成、主动推送的数据。笔者调查了省外3家医院、省内5家医院，均为三级甲等综合医院或专科医院。这些医院的综合档案室数字化、智慧化水平整体偏低，人员配备相对不足，处在不同程度的建设阶段，仅有1家医院符合智慧档案室建设要求。
    建设智慧档案室，需要打造三个平台。
    一是打造档案管理平台。管理平台要与办公自动化（OA）系统、医院运营管理系统（HRP）等管理系统对接，实现互联互通，建立档案全文数据库集成平台，把各类档案统一收集起来，进行全流程、全生命周期管理。
    二是打造数据分析平台。数据挖掘与主动推送技术是关键。两种技术能够对数据进行分析，让数据产生关联、生成信息，甚至做出判断、变成智慧，能够问一答十、问十答百，甚至更多，而且还能主动推送，有针对性地推荐。
    三是打造档案物联平台。这个平台主要是借助物联网技术，把人、物、信息、环境连接起来，实现档案的自动调取、跟踪监控，以及档案保管环境的自动监控、自主调节等。
    建成以上平台，智慧档案室就不仅是一个档案实体中心，还是一个档案数据中心。

路径：落实三项措施

   按照智慧档案室必备要素，我们把建设路径、措施分为以下三项。
    第一，基础和前提是档案全文数据化。全文数据化途径除了人工录入外，还有OCR（光学字符识别）技术、手写字扫描识别技术、声音转化文字技术、人脸识别技术等。
    第二，核心和关键是数据挖掘与主动推送技术。数据挖掘的主要任务是分析，比如关联分析、聚类分析、异常分析、特异群组分析等，然后挖掘潜在价值，通过主动推送技术，进行关联性推送、自主推送、定向推送。
    第三，辅助和保障是物联网系统。物联网技术可以把档案实体、档案环境、业务系统、管理者和使用者连接起来，实现档案的自动调取、跟踪监控，柜架的自主移动、自动开闭，保管环境的自动监控、自主调节。

作用：具备六种功能

   存储档案是为了使用，而智慧档案室应该具备以下六种功能。
    一是接收。档案管理部门要定期征集，做好接收、甄别、鉴定等工作，在收集的同时积极开展非电子档案数据化工作，智慧收集档案，避免数据缺失。
    二是存储。服务器、存储介质上要预留足够的空间，保障介质安全、数据安全。实体档案要做好库房管理、空间预留、灾害预防等工作。
    三是管理。新修订的《档案法》，以及档案管理部门的规定和标准是管理依据，每家医院都要根据自身的特点，制定一套管理制度，形成管理机制，可以成立档案管理组织，研究并解决遇到的问题；也可以建立兼职档案员队伍，负责本部门档案的收集、整理、移交；还可以成立档案鉴定组织，对档案进行分类、甄别、遴选。
    四是利用。档案使用者可以运用统计、分析、情报检索、人工智能等技术，从大量数据中找出规律、相互联系、因果关系，找出隐含、未知、具有潜在价值的信息。
    五是安全。无论是档案数据，还是实体档案、设备设施，都要规范建立“防火墙”“安全盾”，做到“防火、防水、防盗、防远程攻击”。
    六是备份。全部数据要在异地备份一套以上，确保特殊情况导致数据丢失后能有备份数据顶上来。
    在大数据时代、智能化时代，数据越多越智慧，数据就是财富，数据就是档案。医院管理者要把数据当作档案去收集、管理和服务。医院智慧档案室有了一定的基础后，要积极投入应用，主动向管理者、使用者推送相关数据信息，边建边推送，建多少数据就推送多少数据，充分发挥智慧档案室的作用，让档案数据转变成管理智慧。
    （注：此项研究由河南省档案科技项目计划支持，项目编号为2020-R-40）